helpdu 
چگونه یک داروخانه مکانیزه داشته باشیم
اگر شما مدیر یک داروخانه هستید و قصد دارید فعالیتهای داروخانه تان کاملا مکانیزه انجام شده و تمام تراکنش ها ثبت شود ، لازم است که مقدماتی را برای این کار در نظر بگیرید . پس اگر تمایل به این کار دارید مطالعه این متن و مشاهده فیلم های آموزشی آن توصیه می شود .
به یک نمونه طرح اولیه توجه نمایید .
محل استقرار هر یک از استیشن ها را دقیقا مشخص کنید . نوع کامپیوترها ، پرینتر ها و سایر تجهیزات لازم ، را تهیه نموده و شبکه متناسب با داروخانه خود را اجرا نمایید .
۱- شناسایی سیستم :
ابتدا باید بدانید که شرایط فعلی داروخانه شما چیست ، چه ابعادی دارد ، هم اکنون در چه وضعیتی ست و بر اساس برنامه ریزی شما قرار است در چه شرایطی قرار بگیرد .
پس تهیه طرح کلی داروخانه و استیشن های مورد نیاز و محل استقرار آنها براساس طراحی داخلی داروخانه اولین کاری است که باید انجام شود .
استیشن نسخه پیچی
بر اساس حجم کاری و تعداد پرسنل می توانید یک یا چند استیشن برای این کار در نظر بگیرید . اما تعداد هر چه باشد اساس کار فرقی نمی کند . بیمار نسخه را به این استیشن تحویل می دهد . کاربر نسخه را ثبت می کند و می تواند فیش یا صورتحساب را صادر و تحویل بیمار بدهد . بیمار به دنبال پرداخت فیش می رود ، پرداخت می کند و برای دریافت دارو اقدام می کند.
۱- روند فوق یک روند استاندارد در داروخانه است و تقریبا همه داروخانه ها از چنین روندی استفاده می کنند اما نکته مهم این است که در موارد استثنا چطور عمل می شود و چطور بررسی می شود . پس برای اینکه نتیجه درستی حاصل شود باید فرایند درست اجرا شود ، اطلاعات به درستی ثبت شود و نهایتا به درستی نیز تحلیل شود .
۲- نمودار فوق نشان می دهد که گاه ممکن است جمع دریافتی از مشتریان با نسخ یا فاکتورهای ثبت شده یکسان نباشد چرا که ممکن است بیمار بدون اینکه پرداخت انجام دهد و اقلام نسخه یا OTC و … را تحویل بگیرد داروخانه را ترک کند . پس در این حالت تا زمان ثبت برگشتی فاکتور مبلغ فروش با مبلغ موجودی صندوق یکسان نیست . در حالتی دیگر ممکن است بیمار یا مشتری در روز کاری بعد اقدام به مرجوع کردن خرید نماید و صندوق مبلغ را پرداخت کرده است اما فاکتور هنوز مرجوع نشده است یا اگر هم مرجوع شود به تاریخ صدور فاکتور مرجوع می شود در حالیکه تاریخ برگشت وجه تاریخ روز است .
۳- برای اینکه پرسنل شما اقلام نسخه را آماده سازی کنند ، پیشنهاد ما این است که یک فیش هم در اختیار آنها قرار بگیرد . یعنی کاربری که نسخه خوان خوبی است نسخه را درج کند و فیش دیگری هم برای همکارش صادر کند و همکار مربوطه بدون نیاز به نسخه خوانی و بر اساس فیشی که در اختیار دارد ، اقلام نسخه را آماده نماید .
حتما در رستورانها دیده اید که وقتی سفارش غذا می دهید یک فیش در اختیار مشتری و یک فیش به آشپزخانه ارسال می شود تا آماده سازی شود . پس می توان در داروخانه نیز چنین روشی را پیاده کرد .
نکته : در تلاشیم که در آینده به جای فیش ، پرسنل بتوانند با در اختیار داشتن یک تبلت کار را انجام دهند که باعث صرفه جویی بیشتر در هزینه ها خواهد شد
با این کار دقت بالاتر رفته و درصد خطا کاهش می یابد . ضمن اینکه از تردد بی مورد و اضافی در فضای معمولا کوچک داروخانه هم پیشگیری می شود . البته قطعا داروخانه های بسیاری هستند که نه تعداد پرسنل و نه فرایند طراحی شده ، اجازه اجرای این مدل را به آنها نخواهد داد . اما اگر شرایط برای اجرای چنین مدلی جود داشته باشد بهتر است از آن استفاده کنید . داروخانه های بزرگ و شلوغ معمولا از این مدل استفاده می کنند .
۴- در مدت نسخه پیچی ، بیمار هم که قبلا فیش دریافت کرده بود ، مبلغ را ( از طریق صندوق و یا کیوسک ) پرداخت کرده و آماده دریافت اقلام نسخه اش می باشد . پس پرسنل اقلام نسخه را تحویل بیمار می دهد و فرایند پایان یافته است .
ممکن است برخی از داروخانه ها ترجیح بدهند پس از آماده سازی اقلام نسخه ، فیش را به بیمار بدهند تا پرداخت کند . اما توجه داشته باشید که در صورت اجرای مدل پیشنهادی ، سرعت فرایند را به طرز چشمگیری افزایش خواهید داد . چرا که اگر فرض کنیم هم نسخه پیچی و هم پرداخت وجه ، هر کدام دو دقیقه زمان نیاز داشته باشد با روش پیشنهادی ، به دلیل انجام همزمان عملیات، فرایند مجموعا در طی دو دقیقه پایان می پذیرد . اما در صورتیکه ارائه فیش به بیمار پس از نسخه پیچی انجام شده باشد مجموع زمان فرایند ۴ دقیقه خواهد بود .
نکته : اجرای این مدل تنها زمانی قابل اعتماد است که موجودی کالا درست باشد و در لحظه ثبت نسخه از موجود بودن کالا اطمینان داشته باشید .
۵- همچنین می توانید چند استیشن داشته باشید که به هم مرتبط باشند و مراحل کار این بخش به ترتیب در آنها انجام شود . اولین استیشن ، پذیرش نسخه ، استیشن بعدی تحویل نسخه و …
به هر حال مهم آن است که بر اساس شرایط، تصمیم گیری کنید که چه مدلی برای استفاده بهتر است
- محل استقرار استیشن ها و کامپیوترها و تجهیزات
- پرسنل داروخانه از نظر تعداد نفرات و توانایی ها
- نوع نگرش مدیریت و خروجی مورد نیاز
مواردی هستند که تعیین کننده شرایط داروخانه خواهند بود
۶- برگه نسخه های هر سازمان را در ظرف جدا گانه قرار دهید تا بعدا نیازی به تفکیک نداشته باشید .
استیشن فروش آرایشی و بهداشتی و تجهیزات ارتوپدی
در این استیشن هم شرایط، مانند استیشن نسخه پیچی است ، با این تفاوت که جمع آوری و تفکیک نسخه مورد نیاز نیست
استیشن فروش OTC
در این استیشن هم شرایط، مانند استیشن نسخه پیچی است ، با این تفاوت که جمع آوری و تفکیک نسخه مورد نیاز نیست
استیشن صندوق
برای پرداخت چند حالت می توان در نظر گرفت
۱- پرداخت نقدی
۲- پرداخت از طریق کارتخوان
۳- مقداری نقد و الباقی از طریق کارتخوان (پرداخت ترکیبی )
به علاوه مشتری می تواند یک یا چند فیش را ارائه نماید که عملا در حالتهای فوق تاثیری نخواهد داشت .
به هر حال پرداخت نقدی مشتری در حساب صندوق درج خواهد شد و صندوق دار بدهکار می شود . مبالغی هم که با کارت پرداخت شده اند به حساب بانک منتقل شده و بانک بدهکار می شود .
نکته : حتما از کارتخوان های متصل به نرم افزار استفاده کنید ، چرا که با این روش به محض اینکه بارکد فیش خوانده شد، مبلغ به کارتخوان منتقل شده و فقط کشیدن کارت و ورود رمز به عهده بیمار خواهد بود . با این مدل قطعا سرعت و دقت کار بالاتر می رود .
کیوسک پرداخت آسان
در صورتیکه داروخانه شلوغی دارید و بیشترین صف را در بخش صندوق دارید، پیشنهاد ما استفاده از کیوسک های پرداخت است . این کیوسکها را با هماهنگی شرکت می توانید تهیه نمایید . مشتری به جای مراجعه به صندوق می تواند فیش را مقابل این دستگاه بگیرد و بعد با استفاده از کارت مبلغ را پرداخت نماید . دستگاه یک رسید بانکی برای موفق یا عدم موفقیت پرداخت صادر می کند و در صورت موفق بودن تراکنش یک فیش همانند رسید صندوق هم صادر می کند . نتیجه
کار دقیقا مانند این است که مشتری در استیشن صندوق پرداخت را انجام داده است .
سرور : پیشنهاد می شود سرور در یک محل امن با کمترین دسترسی ممکن مستقر شود و تجهیزات اصلی شبکه مانند مودم و سوییچ و روتر و … هم در این محل تجمیع شوند . استفاده از یک اتاقک یا رک مخصوص سرور می تواند موثر باشد .
کامپیوتر مدیر
این استیشن هم یکی از کلاینتها محسوب می شود . اما دلیل اینکه در طرح نمونه آورده شده است آن است که باید به آن توجه شده و در جانمایی و اجرای شبکه لحاظ شود.
کامپیوتر حسابداری
اگر تصمیم به استفاده از نرم افزار حسابداری دارید بهتر است محلی برای کار حسابدار در نظر بگیرید . این استیشن معمولا با بیمار سر و کار ندارد اما بر اساس سیاستهای مدیر داروخانه ممکن است با نمایندگان شرکت پخش بیشترین تعامل را داشته باشد . پس میزان رفت و آمد به این بخش را نیز باید در نظر بگیرید و محل آن را طوری تعیین کنید که کمترین مزاحمت برای دیگران داشته باشد .
۲- اجرای طرح :
در این مرحله بر اساس طرح ، تجهیزات را تهیه نمایید .
سرور : کامپیوتر اصلی است که نرم افزار و بانک اطلاعاتی بر روی آن نصب می شود و تمام کامپیوترهای دیگر به آن متصل خواهند شد . بنابراین باید مشخصات مناسبی داشته باشد .
کلاینت : هر استیشن یک کامپیوتر نیاز دارد که تحت شبکه به سرور متصل شده و می تواند نرم افزار را اجرا نماید . به هر یک از این کامپیوترها اصطلاحا کلاینت گفته می شود
سایر تجهیزاتی که در داروخانه مورد استفاده قرار می گیرد
پرینتر نسخه : برای چاپ بر روی نسخ
پرینتر فیش :برای چاپ فیش
پرینتر معمولی :برای چاپ اسناد و مدارک با اندازه های استاندارد A4 ,A5
بارکدخوان : با استفاده از این دستگاه می توانید بارکد کالاها را به سرعت وارد کنید . همچنین می توانید بارکد دفترچه های بیمه را نیز سرع درج نمایید .
اجرای شبکه : با تهیه سرور و کلاینتها لازم است شبکه اجرا و همه سیستم ها به هم متصل شوند .
نکته : برای اجرای شبکه توصیه اکید می شود که از شبکه وایرلس استفاده نشده و حتما کابل کشی انجام شود . مگر آنکه با پرداخت هزینه های بالاتر از تجهیزات شبکه بی سیم با کیفیت بالا استفاده نماییم . با این حال اگر چنین تصمیمی دارید در طرحتان بازنگری کنید . اگر مانعی در مسیر ارتباط بی سیم تجهیزات وجود دارد آنها را جابجا نمایید . مثل دیوار ، قفسه و … و با کارشناسان حرفه ای مشورت نمایید .
نکته : برای تهیه تجهیزات و اجرای شبکه حتما توجه و دقت کافی داشته و حتما از افراد با تجربه و مواد و تجهیزات با کیفیت مناسب استفاده نمایید .
۳- پس از آماده سازی شبکه و تهیه سخت افزارها (بر اساس استانداردها و طرح مصوب ) نصب نرم افزار، انجام می شود .
نرم افزار و بانک اطلاعاتی بر روی سرور نصب می شوند و کلاینتها به آن متصل می شوند . با درج هر گونه اطلاعات توسط هر کلاینت ، اطلاعات در سرور ذخیره می شود .
برای نصب نرم افزار پیشنهاد می شود کارشناسان شرکت اقدام نمایند . این کار در تهران معمولا به صورت حضوری و با اعزام کارشناس به محل داروخانه انجام می شود و در شهرستانها با استفاده از برنامه ارتباط از راه دور (مانند any desk) انجام می شود .
نکته : تاکید می شود که شرایط شبکه و تجهیزات سخت افزاری و سرور و ویندوز ها باید بر اساس استاندارد مشخص شده باشد . در غیر اینصورت امکان نصب نرم افزار نخواهد بود .
نکته : برای نصب نرم افزار حتما باید اتصال به اینترنت در سرور و کلاینتها برقرار باشد .در غیر اینصورت امکان نصب نرم افزار نخواهد بود .
۴- آموزش نرم افزار
پس از نصب نرم افزار آموزش انجام می شود . آموزش و تمام هماهنگی ها تنها با یک نفر نماینده داروخانه که ما آن را به نام راهبر سیستم می شناسیم ، انجام می شود . راهبر سیستم باید شخصی باشد که با کامپیوتر ، سخت افزار، و فرایند کار داروخانه آشنایی مناسب داشته باشد .
آموزش به چند طریق انجام می شود .
۱- مرجع اصلی آموزش نرم افزار سایت شرکت ، بخش راهنما می باشد و تمام مطالب آموزشی مربوط به نرم افزار در آن ارائه شده است بنابراین همه علاقمندان می توانند از آن استفاده نمایند .
۲- حضوری در محل داروخانه (با هماهنگی قبلی و صرفا به راهبر سیستم )
۳- حضوری در شرکت (با هماهنگی قبلی و صرفا به راهبر سیستم )
۴- از طریق برنامه های ارتباط از راه دور و تلفن (با هماهنگی قبلی و صرفا به راهبر سیستم )
۵- حضور در کلاسهای آموزشی که در محل شرکت برگزار می شود (با ثبت نام و تعیین هزینه ها برای هر متقاضی )
نکته : در صورت تغییر راهبر سیستم مراتب به صورت مکتوب به شرکت اعلام می شود و برای آموزش مجدد هزینه های مربوطه اخذ می گردد.
تا اینجا مراحل اولیه کار را انجام داده اید و اگر بخواهید یک سیستم کاملا مکانیزه و موفق داشته باشید، لازم است نکات زیادی را در نظر بگیرید .
آموزش پرسنل مهمترین موردی است که کارشناسان داروخانه شما نیاز دارند . معمولا پس از نصب نرم افزار آموزش اولیه ارائه می شود که شامل مفاهیم اولیه و روش ثبت نسخ است . در جلسات آموزشی بعدی که حتما فاصله زمانی دو تا چهار هفته ای با جلسه اولیه دارد ، ابتدا سوالات ایجاد شده برای کاربران پاسخ داده شده و سپس موارد بیشتری از نرم افزار توضیح داده می شود .
نکته : مجددا تاکید می شود که آموزش ها تنها به راهبر سیستم ارائه می شود و بعدا راهبر سیستم مطالبی را که آموخته است به سایر کاربران منتقل می کند.
نظارت :
نظارت بر عملکرد کاربران و دقت آنها در ثبت اطلاعات بسیار مهم خواهد بود . گاه به دلیل شلوغی داروخانه ، کاربران ثبت اطلاعات را انجام نمی دهند . و همین موضوع موجب به هم ریختگی فرایند می شود . وقتی برای یک فروش OTC ساده فاکتوری ثبت نشود، صندوق نیز دریافت وجه را ثبت نمی کند و وقتی این اتفاق می افتد هم موجودی تعدادی به هم می ریزد ، و هم موجودی ریالی صندوق .
پس اکیدا توصیه می شود که راهبر سیستم بر عملکرد پرسنل نظارت مستمر داشته باشد و از اینکه کاربران تمام وظایف خود را به درستی انجام می دهند اطمینان یابد .
ثبت خرید ها و تبادلات:
تمام خریدها و تبادلات دارویی را حتما ثبت نمایید . اگر این کار انجام نشود ، ورود و خروج کالا درست نخواهد بود و باز هم نتیجه آن خواهد بود که موجودی به هم بریزد .
انبارگردانی:
قطعا در اوایل استفاده از نرم افزار و سیستم مکانیزه ، خطاهایی خواهید داشت و حتی ممکن است اطلاعات شما به هم بریزد . اما به هر حال نگران نباشید . هر زمان که پرسنل شما تسلط کامل به سیستم داشتند برای انبارگردانی برنامه ریزی کنید . انبارگردانی را انجام دهید و البته پیش از آن از صحت عملکرد کاربران اطمینان یابید . پس از انبار گردانی و عملکرد درست پرسنل ، موجودی شما دقیقا مشخص خواهد بود و در هر لحظه می توانید موجودی تعدادی و ریالی کالاها را مشاهده نمایید.
بروزرسانی
همواره از بروزرسانی قیمتها و تعدات بیمه ای استفاده نمایید .
سعی کنید همواره نرم افزار های شما بروز باشد
و همینطور اطلاعات خود را در زمینه تغییرات قوانین حاکمیتی و شرایط محیطی بروز نمایید .
حفاظت از اطلاعات
به یاد داشته باشید که اطلاعات شما در بانک اطلاعاتی که بر روی سرور است ذخیره می شود و اگر به هر دلیلی اطلاعات شما از بین برود باید فایل پشتیبانی وجود داشته باشد که بتوانید آخرین اطلاعات را بازیابی نمایید .
نمونه های متعددی از داروخانه ها و حتی سازمانهای مختلف وجود دارد که اطلاعات را از دست داده اند و خسارت آن بسیار بزرگ و سنگین بوده است
یک دانشگاه که از نرم افزار نماد استفاده می کرد بر اثر آتش سوزی در بخش اداری دانشگاه همه اطلاعات دانشجویان و اساتید و مالی و … را از دست داد . همه مدارک مکتوب نیز از بین رفتند . در حالیکه همه مات و مبهوت مانده و نمی دانستند چه باید کرد ، مشخص شد مسئول شبکه هر روز یک فایل پشتیبان تهیه کرده و با خود به خانه می برده است . به همین سادگی دانشگاه از وقوع فاجعه ای بزرگتر پیشگیری کرد .
هارد سرور داروخانه ای به دلیل نوسان برق از کار افتاد و به هیچ روشی امکان استخراج اطلاعات نبود . اطلاعات میلیونها تراکنش از بین رفت و نهایتا مجبور شد همه کار را از ابتدا انجام دهد .
مثالهای زیادی از این دست وجود دارند . سرقت ، نوسان برق ، خطای کاربری و … همه و همه خطراتی هستند که در کمین اند . پس همیشه فایل پشتیبان تهیه کرده و در محل مناسبی از آن نگهداری کنید .
پیشنهاد می کنیم هر روز پشتیبانگیری کرده و فایل را روی فلش یا هارد اکسترنال بریزید و از داروخانه هم خارج کنید . همیشه اطلاعات یک هفته را داشته باشید و فایل های قدیمی تر را حذف کنید .
حفاظت از دارایی
اگر بتوانیم فرایند را به درستی پیاده سازی کنیم می توانیم اطمینان یابیم که سرقت و گم شدن کالا نیز از بین رفته یا به حداقل برسد. چرا که تمام تراکنش ها ثبت می شود.
حسابداری :
اگر علاقمند باشید که یک سیستم مالی دقیق داشته باشید می توانید نرم افزار حسابداری را از شرکت تهیه نمایید . حسابداری به شما کمک خواهد کرد که حساب لحظه ای هر طرف حساب را داشته باشید . شرکت های پخش ، صندوق داران ، بانکها، سازمانهای بیمه گر و حتی بیمارانی که حساب باز با شما دارند .
می توانید سند حسابداری فروش روزانه و خرید ها و دریافت ها و پرداختها را ثبت کنید ، چک صادر کنید ، چک چاپ کنید ، رسید تحویل چاپ کنید و … بدون اینکه نیازی به داشتن دانش حسابداری و یا ثبت دستی داشته باشید ، خواهید دید اسناد حسابداری به صورت خودکار برایتان ایجاد می شود . تنها کافی است که حسابدار مورد اعتماد شما هر از گاهی حسابها را بررسی کند و هزینه ها و تعدیلات را انجام دهد.
با این کار حساب داروخانه همیشه بروز خواهد بود و در هر لحظه می توانید حساب سود و زیان داروخانه را به دست آورید .
نکته : علیرغم اینکه در بالا ذکر شد که تمام تراکنش ها ، سند حسابداری خودکار ایجاد می کنند و شما نیازی به داشتن دانش حسابداری ندارید ، اما باز هم بهتر است با مفاهیم بنیادی حسابداری آشنا باشید تا درک حسابها و گزارشات حسابداری مشکلی نداشته باشید . و از سوی دیگر هم بتوانید اسنادی که لزوما باید به صورت دستی ایجاد شوند را ثبت کنید .
