انبار گردانی مکانیزه (کد ۲۶)

در انبار گردانی عادی ، برای تنظیم موجودی نیاز است که زمانی را برای شمارش کلی اقلام گذاشته و سپس کالاها را وارد کنیم ، زیرا نمی توان در حین فروش ، انبار را شمارش کرد .

اما در انبار گردانی مکانیزه می توان در حین فروش انبار گردانی نیز انجام داد . در این نوع انبارگردانی موجودی داروخانه به طور کل صفر شده و موجودی جدید وارد سیستم می شود ، برای همین هرگاه شما کالایی را وارد کنید ، موجودی واقعی داروخانه را دارد و شما می توانید فروش نیز داشته باشید.

روال وارد کردن اقلام در این پنجره مانند همان “سند خرید کالا”  می باشد

تنظیمات قبل و بعد از انبارگردانی

در انبارگردانی به جز مباحث ثبت و قطعی کردن موجودیها بایستی به مواردی نیز توجه داشت که پس از اتمام کار انبارگردانی کار با نرم افزار به درستی و بدون ایراد اتفاق بیفتد.

اگر بخواهیم با برنامه ریزی پیش برویم بایستی اصول کار را به سه مرحله ی قبل و حین و بعد از انبارگردانی تقسیم کنیم.

مراحل قبل از انبار گردانی به شرح زیر است:

۱- اصلاح و تعریف کالاها اعم از نام استاندارد کالاهای موجود در داروخانه،تعریف بارکد ها و قیمت های فروش  کد:(۱۱۱)

۲- اصلاح واحد های استاندارد کالاها کد : (۱۱۵۲ -۱۱۱)

• توضیح : بهترین حالت به این شکل می باشد که در کد ۱۱۵۲ واحد های استاندارد کلیه ی واحد ها (عدد) باشد تا در فروش و خرید با یک فرمت مشخص و یکسان کار کنیم.

۳- تعریف درست کاربران و دسترسی های آنها کد :(۶۳۱ – ۶۳۳ )

---

موارد ویرایشی:

• صندوق غیر      مجاز غیر     مجاز      غیرمجاز     غیرمجاز
• انبارها       مجاز غیر       مجا     ز غیرمجاز      غیرمجاز
• سند (فاکتور) خرید کالا      مجاز     مجاز    غیرمجاز
• سند (فاکتور) فروش کالا     مجاز    مجاز    مجاز     غیرمجاز
• نقل و انتقال بین انبارها     مجاز    مجاز     غیرمجاز    غیرمجاز
• تعدیل موجودی انبارها مجاز غیر مجاز غیرمجاز     غیرمجاز
• اسناد رسید انبار غیر مجاز غیر مجاز غیرمجاز غیرمجاز
• اسناد حواله انبار غیر مجاز غیر مجاز غیرمجاز غیرمجاز
• انبارگردانی مکانیزه ۲۶ غیر مجاز غیر مجاز غیرمجاز غیرمجاز
• فرم شمارش چند مرحله ای غیر مجاز غیر مجاز غیرمجاز غیرمجاز

---

موارد کنترلی:

شرح دسترسی

تمامی آیتم های مربوط به گزارشات غیرمجاز

تنظیمات فرم فروش داروخانه ای غیرمجاز

تنظیمات فرم فروش داروخانه ای سایر کاربران غیرمجاز

کارت انبار غیرمجاز

موجودی منفی غیرمجاز

قطعی سازی سند (Ctrl + F12) غیرمجاز

عدم ثبت آماری در فروش داروخانه  غیرمجاز

مبادلات دارویی غیرمجاز

تنظیمات قطعی سازی اسناد فرم فروش (۴۱۶۳) غیرمجاز

۴- تعریف انبارها و انبارهای پیش فرض فروش کد (۱۳۱ – ۱۳۳)

۵- صندوق و عملکرد صحیح آن کد :(۴۵)

• توضیح : کاربران صندوق بایستی در دریافت وجه و پرداخت و تحویل آن مشکلی نداشته باشند به طوری که بایستی در هنگام تحویل مبلغ نقدی بعلاوه پوزهای بانکی با کل مبلغ سیستمی صندوق همخوانی داشته باشد.

۶- آشنایی به گزارشات مربوط به دریافتی ها و تحویلی ها و مانده های صندوق (۵۴۱۱ -۵۴۱۲ – ۵۴۱۴)

۷- آشنایی کامل به ثبت فاکتورهای خرید و فروش (۳۲ -۳۴)

۸- تنظیم طریقه ی قطعی سازی اسناد (۴۱۶۳)

• توضیح : باید توجه داشت داروخانه هایی واجد شرایط انبارگردانی هستند که سیستم مکانیزه صندوق داشته باشند.به همین دلیل این آیتم برنامه بایستی بر روی هنگام دریافت وجه صندوق  تنظیم گردد تا زمانی موجودی کالا کسر شود که سند مورد نظر از طریق دریافت وجه توسط صنوق قطعی می شود.

۹- تنظیم فرمهای فروش کاربران (۴۱۶۱)

• توضیح : برای کار در فرمهای فروش نسخه و OTC و آرایشی و ارتوپدی بایستی گزینه های این فرمها برای هر کدام از کاربران به درستی تنظیم شود تا در کار با نام کاربری خود همکاران داروخانه دچار ایراد نشوند.

۱۰- پشتیبان گیری متداول (۶۴۱)

• توضیح : بک آپ یا همان پشتیبان گیری از مهمترین بخش های برنامه می باشد که در حین کار بایستی همواره مورد توجه واقع شود.شما برای اطمینان و حفاظت از دیتاهای خود بایستی هر هفته چندین بار بسته به حجم کار خود اقدام به پشتیبان گیری کنید و در حین انبارگردانی نیز این عمل را چندین بار انجام دهید.

۱۱- چک و تنظیم حق فنی های برنامه (۱۵۴۱ -۱۵۴۲)

---

مراحل بعد از انبار گردانی به شرح زیر است:

۱- فراگیری و چک گزارشات فروش روزانه (۵۳۲)

۲- بررسی گزارش موجودی ریالی(۵۴۶)

• در این آیتم شما بایستی بر روی موجودی کالاها کلیک کرده مادامی که موجودی ها نزولی و صعودی شوند تا موجودیهای منفی و یا مثبت مشکوک که خارج از عرف واقعی می باشد را نمایش دهد. این گزارش تمام و کمال و و اقعیت اصلی موجودیها در هر لحظه از زمان کار داروخانه با برنامه شارپ  را نمامی می دهد. سپس شما با تکرار همین کار بر روی ستون بر اساس فروش می توانید همخوانی واحد های شده و شمارش شده برای کالا با قیمت های ثبت شده برای همان واحد ها را مشاهده و در صورت داشتن ایراد آن را بر طرف کرد.

۳- انجام بروزرسانی تعهدات به صورت مداوم و هر روزه (۱۷۱۱)

۴- پشتیبان گیری (۶۴۱)

۵- فراگیری آیتم های رسید ورود کالا به انبار و حواله خروج کالا از انبار (۲۲ و ۲۳)

۶- فراگیری نقل و انتقال بین انبارها (۲۴)

۷- آشنایی با گزارش ویرایش کالاها (۵۵۲)

تمامی مراحل ذکر شده بایستی قدم به قدم بررسی و توانمندی کاربران در این مباحث به سطح مورد نظر برسد.

---

*نحوه ی ورود اقلام در اسناد انبارگردانی قبل از قطعی سازی*

انبارگردانی یکی از موارد مهم در برنامه ایمن افزار می باشد.برای اینکه موجودی کالاها در برنامه درست باشد و با فروش موجودی کالا کم و با ورود فاکتورها ی خرید موجودی کالاهای مورد نظر افزایش یابد نیازمند ورود اولیه و شمارش موجودی کالاها را داریم که در برخی از موارد با نام سند موجودی اول دوره نیز تعریف می شود.

– برای شروع بایستی از کد ۲۶ برنامه شارپ (انبارگردانی مکانیزه) اقدام به این کار کنیم.

برای  انجام بایستی در برنامه شارپ مسیر عملیات انبار – انبارگردانی (۲۶) را پیگیری کنیم.

پس از ورود به این آیتم با زدن کلید افزودن اولین فرم لازم برای ورود اطلاعات را باز می کنیم.

در ابتدای کار با ۲ آیتم بسیار مهم در این صفحه به نامهای گروه و کد انبار روبرو می شویم.

---

گروه:

به دوره ی انبارگردانی در برنامه ایمن افزار گروه گفته می شود.در واقع در طی یک دوره از اول تا آخر انبارگردانی از اول تا آخر شمارش برای هر تعداد فرمی که برای شمارش ساخته می شود تنها یک نام واحد برای گروه اختصاص می دهیم.

برای ورود بایستی در کنار نام گروه گزینه ی  سه نقطه را زده و در صفحه ی باز شده با افزودن نام گروه را وارد و ثبت کنیم.سپس می توانیم با گزینه ی انتخاب بر روی نام گروه ساخته شده آن را برای فرم انبارگردانی مورد نظرمان انتخاب کنیم.

چون انبارگردانی ها و دوره های آن در مقاطعی از سال انجام می شود بدین ترتیب انتخاب ماه و سال وقوع انبارگردانی ها برای نام گروه منطقی تر به نظر می رسد و ما طبق اشکال ذیل مثالهلیمان را نیز طبق همین رویه زده ایم.

پیشنهاد: در توضیح انبارگردانی بایستی اضافه کرد که شما می توانید برای راحتی کار و پیگیری اسناد زده شده هر قفسه ی خود را در یک فرم انبارگردانی وارد کنید و در انتهای فرم و قفسه با بستن سند از این فرم خارج شوید.

بایستی توجه کرد که اسناد زده شده در فرم انبارگردانی مکانیزه با بستن سند از طریق بستن پنجره ی ورود اقلام به صورت موقت ذخیره شده و عملیات انبارگردانی تکمیل نمی شود و برای اعمال عملیات بایستی قطعی سازی اسناد انجام گیرد.

انبارگردانی به چند مرحله تقسیم می شود که شامل موارد زیر است:

۱- ورود اقلام داروخانه در فرمهای انبارگردانی مکانیزه

۲- شمارش کالاها

۳- ورود موجودی کالاها در فرم های انبارگردانی در ستون موجودی فعلی مربوط به هر کالا

۴- قطعی سازی و عملیات تکمیلی

داروخانه ها می توانند مرحله ی ۱ که شامل ورود اقلام می شود را از قبل و چند روز مانده به زمان انبارگردانی انجام دهند. این مرحله از انبارگردانی بیشترین حجم از پروسه را دارد که می تواند برای بهبود در روند کار از قبل آماده شود.

در روند ثبت موجودی کالاها در فرمهای انبارگردانی مکانیزه شما می توانید در فرمهای انبارگردانی بر روی گزینه ی تنظیمات کلیک کرده و از آنجا آیتم ((تنظیم تاریخ انقضا بعد از وارد کردن تعداد)) را زده و بعد از ورود تعداد کالا در موجودی فعلی و زدن Enter خود برنامه صفحه ی مربوط به ورود تاریخ انقضا را نمایش می دهد.

– در فرم مربوط به تاریخ انقضا شما می توانید به تاریخ میلادی یا شمسی تاریخ انقضاء کالایتان را وارد کرده و تعدادی که در این بازه ی تاریخ می باشد را وارد و ثبت کنید.شما باید این مراحل را تا ورود تمامی تاریخ انقضاهای مربوط به تمامی تعداد های همان کالا تکرار کنید و  در انتها ثبت را بزنید.

با این روند شما می توانید کلیه کالاهایتان را در فرمهای انبارگردانی مکانیزه وارد کنید.

شما همچنین می توانید قیمت های خریو وفروش کالاها را در فرم های انبارگردانی را نیز طبق آخرین قیمتهای کالاها تغییر دهید.

• توضیح :  برای تنظیم دسترسی ها گزینه های زیر بایستی تنظیمات مورد ذکر برایشان انجام گیرد :  موجودی هر یک از اقلام  در این نوع انبار گردانی باید فقط در یک مرحله وارد شود (ثبت شود )

در صورتیکه علاقمند به انبار گردانی چند مرحله ای هستید توصیه می شود که مثال انبارگردانی مکانیزه را از لینک زیر مطالعه نمایید